O caso do TJES reforça uma reflexão que vale para todos os setores: dados são ativos essenciais e precisam ser tratados como patrimônio

Por Eduardo Glazar* 

O incêndio que atingiu o galpão do Arquivo Geral do Tribunal de Justiça do Espírito Santo, comprometendo um acervo estimado em cerca de 350 mil caixas de processos físicos, vai muito além da perda de documentos em papel. 

O episódio acende um alerta sobre um dos maiores desafios da era da informação: como preservar, proteger e tornar úteis os dados que sustentam decisões, histórias e direitos.

Durante décadas, instituições públicas e privadas acumularam grandes volumes de documentos físicos, muitas vezes armazenados em um único local. O problema é que um acervo concentrado em uma única estrutura representa um ponto único de falha. Quando esse espaço é atingido por um incêndio, uma enchente ou qualquer outro incidente, a recuperação pode ser parcial ou até impossível.

A principal lição desse episódio não é simplesmente a necessidade de digitalizar documentos. A questão é mais profunda: informação armazenada em uma única cópia e em um único ambiente não está verdadeiramente preservada. Ela está apenas guardada. 

Preservação exige estratégia, redundância, segurança e cópias mantidas em locais distintos, capazes de garantir a continuidade das informações mesmo diante de situações inesperadas.

A transformação digital trouxe ferramentas importantes para esse processo, mas também criou novos desafios. Um erro comum de empresas e instituições é acreditar que digitalizar significa apenas transformar papel em PDF. O processo de escaneamento é apenas uma etapa inicial. 

Sem organização, indexação, reconhecimento de texto e mecanismos eficientes de busca, o arquivo digital pode se transformar em um novo depósito, desta vez virtual, com milhares de documentos difíceis de localizar e utilizar.

A informação só cumpre seu papel quando pode ser acessada e gerar valor. Um documento digitalizado que não pode ser encontrado rapidamente, analisado ou integrado aos processos de decisão é apenas uma imagem armazenada. A tecnologia precisa estar a serviço da gestão, permitindo que dados sejam utilizados de forma estratégica, com segurança e eficiência.

Outro ponto fundamental é entender que digitalização não é sinônimo de backup. Criar uma versão digital de um documento e armazená-la em um único servidor não elimina o risco. Apenas substitui o papel por outro formato de vulnerabilidade. A verdadeira proteção depende de uma política estruturada de gestão de dados, com redundância, cópias de segurança, monitoramento e testes periódicos de recuperação.

O caso do TJES reforça uma reflexão que vale para todos os setores: dados são ativos essenciais e precisam ser tratados como patrimônio. Em uma sociedade cada vez mais dependente da informação, preservar documentos não significa apenas evitar perdas. Significa garantir memória, continuidade, transparência e capacidade de tomada de decisão.

O futuro da gestão documental não está apenas em abandonar o papel, mas em construir uma cultura de proteção da informação. Afinal, um dado que não está seguro pode desaparecer no momento em que mais é necessário.

* É CSO da Globalsys

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